Digitale Services in der Hausverwaltung: Effiziente Tools für Eigentümer und Mieter

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist es unerlässlich, dass auch die Hausverwaltung den Schritt in die digitale Zukunft wagt. Digitale Services bieten nicht nur eine effizientere Verwaltung von Immobilien, sondern verbessern auch die Kommunikation zwischen Eigentümern, Mietern und Verwaltern. In diesem Artikel beleuchten wir die verschiedenen Aspekte digitaler Services in der Hausverwaltung und welche Voraussetzungen ein gutes Tool erfüllen sollte.

Klar ist, dass digitale Services die realen, persönlichen niemals vollständig ersetzen werden. Dafür ist das Thema Immobilienverwaltung zu komplex, zu vielschichtig, und nicht zuletzt zu praktisch und zu menschengetrieben. Auch für die Bildanalyse einer undichten Silikonfuge müssen Personen den Anstoß geben, sich austauschen und beraten. Daher können digitale Dienste für eine Ergänzung der realen Dienste sorgen - sie sollten es sogar.

Aber welche Voraussetzungen müssen diese digitalen Services erfüllen? Wann werden digitatle Services angenommen? Damit beschäftigt sich dieser Artikel.

Plattformen zum Datenaustausch

Eine zentrale Anforderung an moderne Hausverwaltungssoftware ist die Möglichkeit des Datenaustauschs über verschiedene Plattformen hinweg. Eine gute Software sollte sowohl über eine App als auch über einen Desktop-Zugang erreichbar sein. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit und überall auf wichtige Informationen zuzugreifen. Ob es sich um die Jahresabrechnung oder eine Beschlusssammlung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) handelt – alle relevanten Daten sollten einfach abrufbar sein.

Datenablage für Jahresabrechnung und Beschlusssammlung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere Datenablage. Die Jahresabrechnung sowie Protokolle von Eigentümerversammlungen müssen an einem zentralen Ort gespeichert werden, auf den autorisierte Nutzer zugreifen können. Hierbei ist es entscheidend, dass diese Daten auf Servern innerhalb Deutschlands oder zumindest Europas gespeichert werden, um den strengen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.

Terminkalender für gemeinsame Termine

Ein digitales Tool sollte auch einen integrierten Terminkalender bieten, der es ermöglicht, gemeinsame Termine wie Ablesungen von Stromzählern oder Eigentümerversammlungen zu planen. Durch die Synchronisation mit persönlichen Kalendern können alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden und Missverständnisse vermieden werden.

Schneller Austausch von Informationen

Die Möglichkeit eines schnellen Austauschs von Informationen ist ein weiteres zentrales Merkmal digitaler Services in der Hausverwaltung. Ein einfaches Meldesystem für Schäden oder kurze Nachrichten kann den Kommunikationsfluss erheblich verbessern. Mieter sollten in der Lage sein, Probleme schnell zu melden, während Verwalter und Eigentümer zeitnah reagieren können.

Kosten

Nicht zuletzt spielen die Kosten pro Nutzer für eine Software eine relevante Rolle.

Je umfangreicher die Funktionen der eingesetzten Software sind, desto höher sind die Kosten, die sich häufig aus einer Grundgebühr und einer Gebühr pro Nutzer zusammensetzt. Dies erhöht am Ende die Verwaltergebühren, was in einer preissensitiven Marktumgebung schnell zu einem Ausschluss des eigenen Verwalterangebots führen kann. Daher scheiden viele Software-Tools aus dem klassischen Unternehmenskontext wie Projektmanagement-Software, Scrum-Tools etc. schon von vornherein aus. Obwohl sie vom Leistungsumfang gut geeignet und auch hinreichend flexibel einzusetzen wären, sind sie einfach zu teuer.

Technische Voraussetzungen für ein gutes Tool

Um sicherzustellen, dass digitale Tools tatsächlich einen Mehrwert für Eigentümer und Mieter bieten, müssen sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen:

1. Einfache Einrichtung: Die Software sollte eine unkomplizierte und benutzerfreundliche Einrichtung ermöglichen. Sowohl Mieter als auch Eigentümer sollten ohne großen Aufwand Zugang zur Plattform erhalten können. Eine klare Anleitung und Unterstützung bei der ersten Nutzung sind hierbei essenziell.

2. Intuitive Bedienbarkeit: Die Benutzeroberfläche muss intuitiv gestaltet sein, sodass Nutzer ohne technische Vorkenntnisse schnell zurechtkommen. Eine klare Struktur und einfache Navigation sind entscheidend, um den Fokus auf die wesentlichen Funktionen zu legen.

3. Reduzierung der Funktionen auf das Wesentliche: Um Überforderung zu vermeiden, sollten die Funktionen der Software auf die maßgeblichen Aspekte der Hausverwaltung beschränkt sein. Dazu gehören unter anderem die Datenablage für Jahresabrechnungen, die Beschlusssammlung sowie Kommunikations- und Terminplanungsfunktionen.

4. Sichere Datenablage: Die Sicherheit der gespeicherten Daten hat oberste Priorität. Die Software sollte sicherstellen, dass alle Informationen auf Servern innerhalb Deutschlands oder zumindest Europas gespeichert werden, um den strengen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.

5. Strukturierte Berechtigungen: Ein effektives Berechtigungssystem ist unerlässlich, damit nur autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Informationen haben. Beispielsweise sollten Beiräte und Verwalter umfassenden Zugang zu allen relevanten Daten erhalten, während Mieter nur die für sie bestimmten Informationen einsehen können.

6. Kundensupport und Schulung: Ein guter Kundenservice sowie Schulungsangebote sind wichtig, um Nutzern bei Fragen oder Problemen schnell zur Seite zu stehen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des Tools, sondern sorgt auch dafür, dass alle Beteiligten das volle Potenzial der Software ausschöpfen können.

Durch die Berücksichtigung dieser Voraussetzungen kann sichergestellt werden, dass digitale Services in der Hausverwaltung nicht nur effizient sind, sondern auch von allen Nutzern gerne angenommen werden. Digitale Servcies optimieren den Arbeitsprozess, verbessern die Transparenz und erhöhen damit die Zufriedenheit der Beteiligten.

Zusammenfassung der Vorteile der Nutzung von digitalen Services in der Hausverwaltung

• Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse und weniger Papierverbrauch

• Schnellere Kommunikation durch sofortige Benachrichtigung und flexible Weiterleitung von Daten (z.B. Fotos von Schäden)

• Bessere Nachverfolgbarkeit durch zentrale Speicherung der Daten und eine transparente Statusverfolgung

• Effiziente Terminverwaltung und Erinnnerungsfunktionen

• Erhöhte Mieterzufriedenheit durch schnellere Problemlösung und einen direkten Draht zur Verwaltung

• Datensicherheit durch DSGVO-konforme Speicherung der Daten auf deutschen Servern

Einsatz digitaler Tools bei Facilides Hausverwaltung in Hamburg-Winterhude

Für die von uns verwalteten Objekte haben wir uns nach intensiver Recherche vor einiger Zeit für eine Software entschieden, die datensicher auf deutschen Servern gehostet ist und zudem alle genannten Punkte bestmöglich vereint. Diese Software wird von unseren Kunden sehr gut angenommen und hat sich als äußerst praxistauglich erwiesen.

Die preisliche Komponente ist attraktiv, so dass sich mehr und mehr Kunden für eine Unterstützung durch diese Software entscheiden. Die monatlichen Mehrkosten pro verwalteter Einheit liegen bei weniger als einem Euro, so dass die Vorteile bei weitem überwiegen.

Je nach Kundenwunsch kann der Umfang der eingesetzten Software flexibel gesteuert werden. Alles kann, nichts muss! Am Ende kann auch das beste digitale Werkzeug nur eine Ergänzung unserer persönlichen Tätigkeit vor Ort für Sie in Hamburg sein.

Sprechen Sie uns gern an, wie wir digitale Services für die Verwaltung Ihrer Immobilie sinnvoll anwenden können!