Neuanfang für Ihre Immobilie: So gelingt der Wechsel der Hausverwaltung!

Die Verwaltung von Immobilien ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Engagement und Fachwissen erfordert. Doch was passiert, wenn die aktuelle Hausverwaltung nicht die erwartete Leistung erbringt oder die Zusammenarbeit zwischen Verwalter und Eigentümerschaft nicht klappt? Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung kann aus verschiedenen Gründen entstehen, darunter Unzuverlässigkeit, schlechte Erreichbarkeit und ein Mangel an persönlichem Service. In solchen Fällen kann ein Wechsel der Hausverwaltung eine sinnvolle Lösung sein.

Der folgende Artikel beschäftigt sich mit den häufigsten Gründen, warum sich Eigentümer:innen und Eigentümergemeinschaften von ihrem Verwalter lösen möchten. Was ist dann zu tun? Gibt es Möglichkeiten einer vorzeitigen Vertragsbeendigung und was ist bei der Suche nach einer neuen Verwaltung zu beachten?

Gründe für die Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung

Viele Eigentümergemeinschaften haben im Laufe der Zeit die Erfahrung gemacht, dass ihre Hausverwaltung nicht den gewünschten Service bietet. Häufige Beschwerden sind:

• Unzuverlässigkeit: Wenn wichtige Aufgaben wie die Durchführung von Wartungsarbeiten oder die Erstellung von Abrechnungen nicht fristgerecht erledigt werden, führt dies zu Frustration unter den Eigentümern.

• Schlechte Erreichbarkeit: Ein weiterer häufiger Kritikpunkt ist die mangelnde Erreichbarkeit der Hausverwaltung. Wenn Anfragen und Anliegen nicht zeitnah beantwortet werden, fühlen sich Eigentümer:innen und Mieter:innen oft im Stich gelassen.

• Mangelnder persönlicher Service: Ein persönlicher Ansprechpartner, der die Bedürfnisse der Eigentümer:innen und Mieter:innen kennt und auf individuelle Anliegen eingeht, ist für viele Eigentümergemeinschaften von großer Bedeutung. Fehlt dieser persönliche Kontakt oder spricht man jedes Mal mit einem anderen Mitarbeitenden der Hausverwaltung, kann dies das Gefühl, gut betreut zu werden, maßgeblich beeinträchtigen.

• Die Kommunikation mit der Verwaltung entspricht nicht den erwarteten Standards. Viele Eigentümer:innen wünschen sich eine zeitgemäße Kommunikation, die im Normalfall über elektronische Datenübermittlung läuft. Hierzu zählen auch die die Nutzung von geeigneten Plattformen zur Verteilung von Abrechnungen und Wirtschaftsplänen und die Möglichkeit der schnellen Kommunikation mit der Verwaltung über Apps auf dem Mobilgerät, beispielsweise bei der Meldung von Schäden. Auch die Terminverwaltung lässt sich heute einfach, kosten- und zeitsparend über elektronische Medien lösen.

Entscheidung für den Wechsel

Wenn die Unzufriedenheit mit der aktuellen Hausverwaltung zu groß wird, ist es an der Zeit, über einen Wechsel nachzudenken.

Bevor Sie den bestehenden Vertrag mit Ihrer Hausverwaltung beenden, sollten Sie sich über die Gründe für den Wechsel und Ihre Anforderungen an einen neuen Verwalter im Klaren sein. Hierbei hilft es oft, Ihre Anforderungen und Wünsche stichpunktartig zu notieren, um ein Wunschprofil zu erstellen.

Dies hilft nicht nur bei der Kommunikation mit den anderen Eigentümer:innen, sondern ist auch für die Auswahl der neuen Hausverwaltung wichtig. Nur so kann dieser bestehende Probleme besser angehen und langfristig zu Ihrer Zufriedenheit arbeiten.

Besonders wichtig ist, dass Sie vor der Vertragsbeendigung Angebote von in Frage kommenden neuen Verwaltern einholen. Gehen Sie offen mit den Gründen für den gewünschten Wechsel um und kommunizieren Sie, was Sie sich von dem Wechsel erhoffen! Klären Sie, ob ausreichend Kapazitäten bei einem potentiellen neuen Verwalter bestehen und ob die Betreuung in dem Maße ausfallen wird, die Sie sich vorstellen.

Hinsichtlich der Möglichkeit der Vertragsbeendigung ist zu unterscheiden, ob Sie die Hausverwaltung als Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) beauftragt haben oder als Alleineigentümer:in einer Immobilie.

Im letzteren Fall ist häufig allein der Verwaltervertrag ausschlaggebend, dessen Regelungen zu beachten sind. Bei langen (Rest-)Laufzeiten von Verträgen sollte man sich im Zweifelsfall beraten lassen, wie man sich aus diesen lösen kann. Oft ist eine Kündigungsmöglichkeit an die Zumutbarkeit einer Fortführung des Vertrags geknüpft. In bestimmten Fällen ist auch hier eine vorzeitige Beendigung möglilch.

Für Wohnungseigentümerschaften wurden durch die Reform des einschlägigen Gesetzes im Jahr 2020 gewichtige Änderungen aufgenommen, die es Ihnen erleichtern, sich zügiger als zuvor von ihrem Verwalter zu trennen. Das Wohnungseigentumsgesetz (ebenfalls abgekürzt WEG) bietet Eigentümern die Möglichkeit, den Vertrag mit dem alten Hausverwalter innerhalb von sechs Monaten wirksam zu beenden. Hier ist §26 Abs. 3 WEG maßgeblich. Dieser bestimmt, das ein Hausverwalter nun grundsätzlich auch ohne Angaben von Gründen abberufen werden kann: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden. Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.“

Dies gilt grundsätzlich auch in dem Fall, dass der konkrete Vertrag etwas anderes bestimmt. Diesen wichtigen Aspekt sollten Eigentümergemeinschaften bei der Planung eines Wechsels berücksichtigen.

Als Wohnungseigentümergemeinschaft sollte man die folgenden Schritte beachten:

1. Prüfung des bestehenden Vertrags: Zunächst sollten die Eigentümer den bestehenden Vertrag mit der Hausverwaltung genau prüfen. Oft sind dort Kündigungsfristen und -modalitäten festgelegt, die zusammen mit den Regelungen des WEG-Gesetzes beachtet werden müssen.

2. Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung: Ein Wechsel der Hausverwaltung muss in der Regel in einer Eigentümerversammlung beschlossen werden. Hierbei ist es wichtig, dass alle Eigentümer über die Gründe für den Wechsel informiert werden und die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern.

3. Abberufung und Kündigung des alten Vertrags: Nach der Beschlussfassung über die Abberufung des Verwalters kann der Vertrag mit der alten Hausverwaltung fristgerecht gekündigt werden. Hierbei ist es ratsam, die Kündigung schriftlich und nachweisbar zu versenden.

4. Auswahl einer neuen Hausverwaltung und entsprechende Beschlussfassung: Bei der Auswahl einer neuen Hausverwaltung sollten die Eigentümer:innen darauf achten, dass diese die gewünschten Dienstleistungen zuverlässig und professionell erbringt. Referenzen und Erfahrungsberichte können hierbei hilfreich sein. Der Berufung eines neuen Hausverwalters folgt der Abschluss des neuen Verwaltervertrages.

5. Übergabe der Geschäfte an die neue Hausverwaltung: Nach der Kündigung der alten Hausverwaltung ist es wichtig, zum Stichtag eine reibungslose Übergabe an die neue Verwaltung zu organisieren.Dies umfasst die Übergabe aller relevanten Unterlagen und Informationen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten. Im besten Falle ist es dem neuen Verwalter möglich, sich mit der alten Verwaltung abzustimmen und den Wechsel geräuschlos für die Eigentümerschaft zu organisieren.

Persönlicher Service statt Frust

Der Wechsel der Hausverwaltung kann eine erlösende Entscheidung für Eigentümergemeinschaften sein, die mit ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind. Durch die Möglichkeit, den Vertrag innerhalb von sechs Monaten gemäß dem WEG zu beenden, haben Eigentümer die Chance, zügig zu einer Verwaltung zu finden, die ihren Bedürfnissen besser entspricht.

Ein persönlicher Service, Zuverlässigkeit und eine gute Erreichbarkeit sind entscheidende Faktoren, die zu einer positiven Erfahrung mit der neuen Hausverwaltung beitragen können. Letztlich sollte das Ziel sein, eine Verwaltung zu finden, die nicht nur die administrativen Aufgaben übernimmt, sondern auch als Partner für die Eigentümergemeinschaft fungiert.

Wie können wir Sie unterstützen? Ihr Neuanfang mit Facilides Hausverwaltung in Hamburg-Winterhude!

Sprechen Sie uns gern hinsichtlich eines Wechsels Ihrer Hausverwaltung an! Wir stehen Ihnen dabei mit unserer Erfahrung und Fachwissen zur Seite.

Gern analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Situation und erarbeiten die nächsten Schritte. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung. Dazu gehört die Aufstellung der Tagesordnung und die Formulierung der Beschlussvorlagen. Auf Wunsch moderieren wir die Versammlung und sorgen für eine ordnungsgemäße Protokollierung der Beschlüsse.

Die Zeit des Übergangs von der alten Verwaltung auf uns begleiten wir besonders eng und teilweise direkt vor Ort, um von vornherein die Weichen richtig zu stellen. Egal ob sich Ihre Immobilie in der direkten Nähe unseres Geschäftssitzes in Hamburg-Winterhude befindet oder im größeren Umkreis – hierauf legen wir höchstes Augenmerk.

Schließlich geht es darum, Ihnen ein maßgeschneidertes Konzept zu bieten – vom ersten Tag der Zusammenarbeit an.

Der Vollständigkeit halber weisen wir darauf hin, dass die bereitgestellten Inhalte keine Rechtsberatung darstellen und keine anwaltliche Beratung ersetzen. Für eine verbindliche rechtliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Rechtsanwältin.